Betalingsachterstanden bij handelsovereenkomsten met de overheid als schuldenaar

Deze situatie is helaas nog steeds actueel. Zo verscheen recent een artikel op www.creditexpo.nl. “Helft gemeenten voldoet niet aan norm betaalgedrag”, zo kopt het artikel. Volgens het artikel is MKB-Nederland teleurgesteld over het betaalgedrag van met name gemeenten. Ondernemers kunnen namelijk door het betaalgedrag in de problemen komen, vooral omdat voor veel MKB-bedrijven liquiditeit ondanks een aantrekkende economie nog steeds een probleem is. Klik hier om het artikel te lezen.

Alle aanleiding dus om de regeling over betalingsachterstanden bij handelsovereenkomsten met de overheid als schuldenaar nog eens aan de orde te stellen.

Afbakening

Aparte regelingen gelden voor overeenkomsten tussen:

• ondernemingen en de overheid als schuldeiser
• ondernemingen onderling
• ondernemingen en consumenten

Deze regelingen blijven hier buiten beschouwing.

Wijziging Burgerlijk Wetboek

Onder invloed van Europese regelgeving heeft de wetgever twee jaar geleden het Burgerlijk Wetboek aangepast. De wet kent nu een regeling over betaaltermijnen en biedt instrumenten om vertragingsschade vergoed te krijgen als betaaltermijnen worden overschreden. Het betreft de vergoeding van wettelijke handelsrente en incassokosten.

Wanneer geldt de regeling?

De regeling is alleen van toepassing als de overheid niet tijdig betaalt hetgeen zij op grond van de handelsovereenkomst verschuldigd is.

Begrip handelsovereenkomst

Handelsovereenkomsten zijn overeenkomsten waarbij tegen betaling goederen worden geleverd of diensten verricht.

Partij bij de handelsovereenkomst zijn:

• natuurlijke personen die handelen in de uitoefening van een beroep of bedrijf of rechtspersonen
• een overheidsinstantie als schuldenaar van een geldvordering

Welke overheidsinstanties vallen onder de regeling?

Onder de regeling vallen onder meer de volgende overheidsinstanties:

• de Staat
• provincies
• gemeenten
• waterschappen
• publiekrechtelijke instellingen
• samenwerkingsverbanden van deze overheden
• publiekrechtelijke instellingen als bedoeld in de Europese Richtlijn 2011/7

Als voorbeeld van publiekrechtelijke instellingen en samenwerkingsverbanden noemt de wetsgeschiedenis:

• de Nederlandse Bank
• de Autoriteit Financiële Markten
• de Dienst Uitvoering Onderwijs (vroeger: Informatie Beheer Groep)
• openbare scholen
• publieke omroepen
• de Koninklijke Bibliotheek
• het Kadaster

Welke betaaltermijn geldt er?

Voor overheidsinstanties geldt een betaaltermijn van ten hoogste 30 dagen.

Slechts in uitzonderlijke gevallen kan een langere termijn worden overeengekomen. Daarvoor gelden strikte voorwaarden:

• de bijzondere aard of eigenschappen van de overeenkomst moeten een langere betaaltermijn objectief rechtvaardigen
• partijen moeten de langere betaaltermijn uitdrukkelijk in de overeenkomst opnemen
• de langere betaaltermijn mag niet meer dan 60 dagen bedragen

Bijzondere aard of eigenschappen van de overeenkomst

Met deze woorden wil de wetgever tot uitdrukking brengen dat een langere betaaltermijn dan 30 dagen in ieder geval niet kan worden bedongen voor overeenkomsten die de overheidsinstantie dagelijks of regelmatig sluit. Het zal moeten gaan om een handelstransactie die de betreffende overheidsinstantie zelden aangaat. De wetsgeschiedenis noemt als voorbeeld de aanschaf van een bedrijfspand waarin activiteiten van de overheidsinstantie worden gevestigd.

Uitdrukkelijk in de overeenkomst

Partijen moeten de langere betaaltermijn expliciet afspreken en met zoveel woorden in de overeenkomst opnemen. Onvoldoende is dat de langere betaaltermijn in algemene voorwaarden is opgenomen en deze voorwaarden op de overeenkomst van toepassing zijn verklaard.

Bescherming en flexibiliteit

Het is voor overheidsinstanties nauwelijks nog mogelijk om van de betaaltermijn van 30 dagen af te wijken. In zoverre vinden ondernemingen hierin bescherming. Voor bepaalde publiekrechtelijke instellingen en samenwerkingsverbanden, zoals scholen, ziet de wetgever nog enige ruimte om de betaaltermijn van 30 dagen te verlengen. Als voorbeeld noemt de wetgever de hoge kosten die een school maakt voor de aanschaf van een nieuwe inventaris of nieuwe computers.

Betaaltermijn overschreden, wat nu?

Overschrijding van de betaaltermijn betekent dat de onderneming niet op tijd zijn geld krijgt. Daardoor lijdt de onderneming schade. De overheidsinstantie zal deze schade moeten vergoeden. De regeling biedt de onderneming daarvoor twee instrumenten:

• de wettelijke handelsrente
• de incassokosten

De wettelijke handelsrente

De wettelijke handelsrente is het bedrag dat de overheidsinstantie aan de schuldeiser moet betalen als vergoeding van schade. De wettelijke handelsrente is een gefixeerd bedrag. Partijen kunnen alleen een hogere rentevoet overeenkomen. In geval van wanbetaling kunnen ondernemingen dan ook ten minste aanspraak maken op de wettelijke handelsrente.

Aanvang wettelijke handelsrente

De wettelijke handelsrente begint automatisch te lopen zodra de betaaltermijn is verstreken. Om aanspraak te maken op de wettelijke handelsrente hoeft de overheidsinstantie dus niet eerst in gebreke te worden gesteld. Ook verzuim aan de zijde van de overheidsinstantie is niet vereist.

Op welk moment is de betaaltermijn verstreken?

Partijen kunnen een fatale betaaltermijn overeenkomen. Dan staat in de overeenkomst een uiterste termijn genoemd waarbinnen moet zijn betaald. Als niet wordt betaald, dan begint de wettelijke handelsrente te lopen op de dag volgend op de dag die is overeengekomen als uiterste dag van betaling. Of een overeengekomen betaaltermijn een fatale termijn is, is een kwestie van interpretatie.

Als partijen geen fatale betaaltermijn zijn overeengekomen, dan onderscheidt de regeling drie momenten waarop de wettelijke handelsrente begint te lopen:
a) 30 dagen na ontvangst factuur
b) 30 dagen na ontvangst prestatie
c) 30 dagen na controleperiode

De wettelijke handelsrente loopt door tot en met de dag waarop de overheidsinstantie aan de onderneming betaalt.

De controleperiode

Overheidsinstanties kunnen een termijn bedingen waarbinnen zij de prestatie van de onderneming kunnen aanvaarden of beoordelen of de prestatie aan de overeenkomst beantwoordt. Dit is de zogenaamde controleperiode.

De controleperiode bedraagt niet meer dan 30 dagen na ontvangst van de prestatie.

Partijen kunnen een langere controleperiode afspreken. Maar dan moet de langere controleperiode wel uitdrukkelijk in de overeenkomst en aanbestedingsdocumenten worden opgenomen. Bovendien moet de langere controleperiode jegens de onderneming niet kennelijk onbillijk zijn.

Uitdrukkelijk in de overeenkomst en aanbestedingsdocumenten

Partijen moeten de langere controleperiode expliciet afspreken en met zoveel woorden in de overeenkomst opnemen. Onvoldoende is dat de langere controleperiode in algemene voorwaarden is opgenomen en deze voorwaarden op de overeenkomst van toepassing zijn verklaard.

Daar komt bij dat bij een aanbestedingsprocedure de langere controleperiode niet alleen met zoveel woorden uit de overeenkomst, maar ook uit de aanbestedingsdocumenten moet blijken. Is de langere controleperiode alleen opgenomen in de overeenkomst, maar niet in de aanbestedingsdocumenten, dan geldt de wettelijke controleperiode van 30 dagen.

Niet kennelijk onbillijk

Een langere controleperiode mag jegens de onderneming niet kennelijk onbillijk zijn. Of een langere controleperiode kennelijk onbillijk is, moet worden beoordeeld naar alle omstandigheden van het geval. Een langere controleperiode zou bijvoorbeeld gerechtvaardigd kunnen zijn in geval van complexe contracten zoals ICT-contracten of de oplevering van snelwegen.

De incassokosten

Naast de wettelijke handelsrente heeft de onderneming ook aanspraak op incassokosten. De vergoeding van deze kosten bestaat uit ten minste een bedrag van € 40,00. Dit bedrag is zonder aanmaning verschuldigd vanaf de dag volgend op de dag waarop de uiterste dag van betaling is verstreken. Hiervan kan niet ten nadele van de onderneming worden afgeweken.

Overigens moet het genoemde bedrag van € 40,00 worden bezien in samenhang met het Besluit vergoeding voor buitengerechtelijke incassokosten. Dit besluit kent een vergoedingensysteem waarbij de hoogte van de vergoeding voor buitengerechtelijke incassokosten is gerelateerd aan de hoogte van het openstaande bedrag. In de praktijk kunnen de incassokosten dan ook snel hoger uitvallen.

Toerekenbare vertraging

De onderneming kan alleen een beroep doen op de wettelijke handelsrente als de vertraging in de betaling aan de overheidsinstantie kan worden toegerekend.

Conclusie

In het Burgerlijk Wetboek heeft de wetgever een aantal voorzieningen opgenomen waarmee overheidsinstanties moeten worden geprikkeld om facturen op tijd te betalen. Overheidsinstanties hebben nauwelijks ruimte om daarvan af te wijken. Daarmee staan ondernemingen bij handelsovereenkomsten met de overheid als schuldenaar behoorlijk sterk.